Términos de utilización

CONSIDERACIONES PREVIAS

1 - Estas condiciones de servicio regulan la relación establecida entre Moloni Software S.L. con el número único de registro e identificación fiscal B-88239090, registrado en Madrid, que tiene su sede en, Pº de la Castellana 91, 4ª Planta - 1ª, 28046 Madrid, en adelante referido como Moloni y el cliente, debidamente identificados con nuestra empresa, en adelante denominado Cliente en relación con el uso del software de gestión y facturación comercial de Moloni, producido por Moloni Software S.L., que también corresponde a una marca comercial que utiliza comercialmente. Los términos de servicio establecidos en este documento se consideran ampliamente difundidos y actualizados en el sitio web de Moloni, al que se puede acceder en www.moloni.es.

2 - Al usar los servicios web Moloni a través de su sitio web, el cliente declara ser imputable y mayor de edad. Caso el cliente sea una empresa o institución, el usuario declara ser el representante legal en la celebración de este contrato. En ambos casos la utilización del servicio web Moloni representa la aceptación total de los presentes términos de servicio. Los datos de suscripción deben ser completos y verídicos, siendo de la responsabilidad del usuario la actualización cuando ocurra algún cambio que los modifique. El suministro de información falsa puede determinar el cierre inmediato de la cuenta suscrita sin que haya compensación por la pérdida de datos o la devolución de los valores pagados y sin previo aviso al usuario.

3 - El cliente se compromete a no utilizar las funcionalidades del programa Moloni a través de su plataforma online para el ejercicio de cualquier actividad ilícita bajo pena de, si se detecta por Moloni, esta va a proceder a la completa eliminación de la cuenta sin cualquier tipo de advertencia al cliente, sin que este obtenga derecho a ningún tipo de indemnización y reportar a las autoridades todas las informaciones necesarias para la detección de cualquier asunto delictivo. El cliente se compromete a conocer las condiciones legales de funcionamiento de todas las actividades para las que se utilice Moloni como herramienta de facturación, y las condiciones de organización del proceso contable/fiscal. Todas las informaciones obtenidas a través de atención al cliente de Moloni deberán ser consideradas como sugerencias técnicas y deben ser confirmadas por los servicios de contabilidad/asesor del usuario.

OBJETO

4 - Estos Términos y Condiciones establecen las condiciones generales de suministro del software Moloni y del correspondiente acceso en régimen de SaaS (Software as a Service / software como servicio) y en cloud (sistema de computación paralela), lo que en adelante será designado por Servicio, mediante el pago correspondiente a las condiciones contratadas en los planes disponibles en el momento de la suscripción. El mencionado pago, simboliza el momento de la celebración del contrato entre Moloni y el usuario. El modelo de funcionamiento en nube significa que el usuario deberá disponer de conexión a Internet cuando quiera utilizar el programa y durante los periodos de utilización.

5 - El Servicio incluye la utilización de un software de facturación y gestión comercial, siempre con la versión más actual y exigida por ley. El Cliente confiere a Moloni poderes para firmar digitalmente y en su nombre todos los documentos con vinculación fiscal emitida. Teniendo el cliente la responsabilidad de garantir la aceptación de la factura electrónica por el cliente final.

6 - Moloni puede, en todo momento, modificar las condiciones de estos términos y condiciones, la utilización posterior por parte del Cliente representa la aceptación de los cambios sufridos.

Características del servicio

7 - El Cliente elegirá, en el momento de la suscripción a través de los planes las características del servicio y la duración del contrato. El Cliente podrá hacer un upgrade o downgrade de los servicios suscritos siempre que lo desee.

8 - El primer mes de utilización del servicio se considerará período de experiencia por lo que será de uso gratuito. El período de uso gratuito termina antes de los treinta días de experimentación por comunicación del Cliente. El período de experimentación servirá también para que el usuario se asegure de que Moloni se adecua a sus necesidades, sin que Moloni tenga que hacer alteraciones para adaptarse a la necesidad del usuario. Se incluye también en este primer mes de utilización el período de prueba previsto en la legislación, de 14 días para la celebración de contratos a distancia.

9 - El contrato que por este medio se establece es pago a priori, preferentemente a través de pago por vía electrónica y no se renueva automáticamente, siendo realizado un conjunto de procedimientos, comunicados por e-mail a la dirección de correo electrónico del cliente que fue usada para la suscripción con una anticipación de 21 días, 7 días y el mismo día del término de la cuenta. Los valores contratados se garantizan hasta el final del ciclo contratado, el valor de la renovación que se aplica es el valor que esté en vigor en ese momento.

La utilización de Moloni presupone la continuidad en el pago a partir de la activación de la cuenta, que se concreta 30 días después de la fecha de inscripción y del primer pago.

Siempre que el período de inactividad de la cuenta sea igual o superior a 6 meses la re activación de la cuenta tendrá un coste máximo de 24,00 € (Valor sin IVA).

El cliente puede renunciar al servicio cuando quiera y pretenda hacerlo, simplemente al no realizar el pago de la suscripción del servicio, no existiendo cualquier obligación de permanencia.

10 - Moloni podrá cambiar los precios sin avisar a los clientes, mientras que estos cambios de precio no tengan efectos retroactivos, pero se aplicarán en las nuevas suscripciones y renovación de los servicios. La información sobre los cambios estará disponible en la página web de Moloni en www.moloni.es.

11 - Para la resolución del contrato basta dejar de utilizar la cuenta Moloni.

12 - El Servicio puede ser interrumpido siempre que sea necesario realizar actualizaciones o correcciones al servicio disponible. Estas correcciones, actualizaciones y las interrupciones del servicio que son originadas por el modelo de computación en cloud, son suscritas en la totalidad por el cliente. No habrá lugar a ningún reembolso derivado de estas fallas de servicio, siendo que el cliente acepta no responsabilizar de forma contractual, o criminalmente a Moloni por cualquier daño que de ellas se deriven.

13 - Los datos colocados online son de la responsabilidad del cliente que asume el riesgo por eventuales pérdidas derivadas de problemas de comunicación existentes entre la conexión, el equipo del cliente y los servidores Moloni. Para los datos cargados en el servidor Moloni, Moloni ofrece backups redundantes y geográficamente distantes varias veces al día.

14 - En vista de las posibles fallas anunciadas en el punto 13, el cliente asume el riesgo por las fallas de servicio que no puedan ser directamente imputadas a Moloni. Además de este riesgo, el cliente asume también el riesgo del mal uso o pérdida de los datos de acceso al servicio que pueden resultar en pérdidas de datos y anulación de la cuenta.

15 - Moloni se reserva todos los derechos de propiedad intelectual del programa Moloni a los elementos que no sean cargados por el cliente en la aplicación, refiriéndose concretamente, no solo, sino también a elementos de diseño y otros elementos visuales, textos, código utilizado en la programación, etc. El Cliente solo podrá usar los elementos mencionados y otros mediante autorización escrita de Moloni.

16 - El cliente no podrá en ningún caso solicitar adaptaciones puntuales para la utilización del programa, ya que el modelo de comercialización de Moloni prevé la puesta a disposición como servicio a un amplio conjunto de clientes de los más variados sectores de actividad. Moloni está disponible bajo la condición "as is", es decir con las características / condiciones disponibles en el momento de la suscripción.

17 - Caso exista el cierre definitivo del servicio, Moloni enviara esa información al Cliente, con 30 días de anticipación, por correo electrónico al proporcionado en el momento de la suscripción. También se enviarán en archivos XLS todos los datos que figuren en la cuenta del cliente en el momento de cierre definitivo.

18 - El Cliente asume todas las responsabilidades sobre la forma como usa Moloni como programa de facturación, incluyendo pero no limitándose a: pago de impuestos provenientes de los valores facturados, facturación fraudulenta, etc. A Moloni nunca se le podrá imputar la responsabilidad de actividades practicadas por el Cliente, relacionadas o no con el uso de Moloni.

19 - Salvo los contratos de reventa y de afiliación específicamente celebrados, se prohíbe expresamente la transferencia onerosa o gratuita del servicio suscrito a terceros.

Datos

20 - A efectos de estructuración de los servicios, se requiere un único NIF (número de identificación fiscal) para utilizar la cuenta de Moloni. En consecuencia, el cambio de este elemento de identificación sólo se permite en la fase inicial de uso, mientras la cuenta Moloni no tenga documentos emitidos o mientras no haya recibido ningún pago. Una vez que se han producido las acciones indicadas en el punto anterior, toda la información fiscal producida se asocia al NIF en uso en la cuenta Moloni, y no es posible cambiarlo. La necesidad de utilizar un nuevo NIF determina la creación de una nueva cuenta Moloni.

21 - Moloni garantiza la seguridad y la privacidad de todos los datos. Los datos introducidos se mantendrán en una base de datos en un entorno inviolable, sujeto a los más estrictos controles y restricciones de seguridad. Solo los responsables técnicos de nuestra empresa tienen acceso a los servidores en los Moloni está alojado. La conexión a Moloni se hace mediante un certificado de seguridad con cifrado de 256 bits, lo que significa que sus datos estarán siempre protegidos de terceros.

22 - El Cliente siempre tiene acceso a su cuenta Moloni a través de un conjunto de credenciales que deben mantenerse seguras y actualizadas. Estas credenciales consisten en la dirección de correo electrónico de registro de la cuenta o cualquier otra que pueda estar asociada a la cuenta Moloni y una contraseña que será definida por el usuario y que puede ser recuperada a través de la dirección de correo electrónico actualmente asociada a la cuenta Moloni.

Si el usuario no tiene acceso a una dirección de correo electrónico que le permita recuperar la contraseña, se puede hacer una verificación por correo postal, a la dirección física que aparece en el en el certificado de inicio de actividad IAE. Esta verificación postal tendrá un coste unitario de 20 euros más impuestos, si procede.

23 - Los datos solicitados en el momento de la suscripción solo se utilizarán en la relación comercial de Moloni con el Cliente y en ningún caso estos datos se darán a terceros. También se garantiza el acceso a estos datos para actualizar y eliminar mediante solicitud por escrito. Es en el marco de esta relación que Moloni podrá enviar a todos los clientes inscritos informaciones comerciales sobre más productos y servicios de la empresa.

24 - De acuerdo con el plan suscrito, la cuenta puede admitir más de un usuario. El cliente suscriptor es responsable del acceso a la cuenta por parte de otros usuarios, haciendo o no parte de la entidad suscriptora.

25 - Todos los servidores Moloni sufren una monitorización permanentemente, para prevenir posibles catástrofes y otros acontecimientos disruptivos. Siempre que se produzca un acontecimiento disruptivo que provoque problemas de continuidad, se restablecen los datos usando las copias de seguridad previamente realizadas. El intervalo de tiempo entre los datos recogidos y los datos colocados online nunca superarán las 24h. El Cliente acepta este intervalo entre copias de seguridad como parte integrante del servicio y niega responsabilizar civil o criminalmente a Moloni por eventuales pérdidas de datos en el intervalo de tiempo definido anteriormente.

26 - Cuando se determine la resolución del contrato por causas orgánicas, se garantiza al usuario un período máximo de 90 días para que pueda recuperar la información colocada en la plataforma, finalizando ese mismo período los datos serán eliminados definitivamente.

ACUERDO DE PROTECCIÓN DE DATOS durante la PRESTACIÓN DEL SERVICIO (RGPD)

27 - Encuadramiento y consideraciones previas

Moloni está comprometida en la protección de los datos personales de sus empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas y en garantizar su conformidad con toda la legislación, con énfasis especial en el Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo). Como objeto principal de su actuación, Moloni presta servicios de procesamiento de datos de facturación a empresas y sujetos pasivos a sus clientes, actividad que obliga a la recogida de datos personales de identificación fiscal de los clientes finales de las empresas con las que Moloni se relaciona de forma directa.

El Reglamento referido anteriormente define las obligaciones que se deben aplicar a las entidades que procesan los datos para definir las áreas de actuación, tipificar y clasificar los datos recogidos y las finalidades de tratamiento pretendidas para esos datos, obligando incluso a que los acuerdos de prestación de servicios entre el responsable de tratamiento y el procesador de datos se reduzca por escrito y se constituya como un soporte que le sirva de base (considerando el 81 y n.º 3 del art.º 28.º del Reglamento).

Estos términos y condiciones definen las informaciones que regulan la relación entre Moloni y las empresas de sus clientes. Para una mejor aplicación de estos términos y condiciones se sugiere la lectura de las materias que están relacionadas:

• Código de Ética y Responsabilidad de los colaboradores de Moloni;
• Información de Privacidad de proporcionar/enviar a los titulares de los datos personales recogidos sobre el tratamiento que reciben y sobre los canales para ejercer los derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición).

28 - Términos y condiciones del contrato RGPD relativo al procesamiento de datos

Este acuerdo establecido entre Moloni y las empresas/sujetos pasivos sus clientes es vinculante y se constituye como pieza demostrativa de "compliance" de Moloni y de las empresas que son sus clientes con el RGPD en lo que se refiere a la adopción de medidas técnicas y organizativas aplicadas sobre el procesamiento de datos recogidos por las empresas y procesados por Moloni en el software que la representa y con que actúa en el mercado.

Caso use Moloni a través de la API - Interfaz de programación de aplicaciones, Moloni no hace ningún control sobre los datos personales recogidos, siendo la aplicación del RGPD de la total responsabilidad del usuario de esta interfaz.

Las secciones siguientes definen la información necesaria y las condiciones que deben considerarse en la prestación del servicio de facturación de Moloni.

28 - Información que se especificará:

28.1.1 - Objeto de la prestación de servicio, clasificación de los datos y duración del procesamiento.

Moloni procesa datos personales introducidos durante las operaciones de facturación, lo que permite la identificación del contribuyente de las operaciones fiscales ante las autoridades aduaneras y extranjeras, en función de la nacionalidad de los contribuyentes de impuestos o de sus clientes. Las necesidades de identificación fiscal están subyugadas a operaciones de investigación y fiscalización debidamente sancionadas y autorizadas por las autoridades competentes.

Los plazos para el mantenimiento de los datos personales recopilados con fines de identificación fiscal están debidamente previstos en la legislación relacionada, en particular los artículos de incorporación del Código del Impuesto sobre la Renta Corporativa y el Código del Impuesto al Valor Agregado. El tratamiento realizado con los datos fiscales está legitimado por estas leyes, en términos del párrafo c) del nº. 1 del artículo 6 de la RGPD.

Además de los datos de fiscales, Moloni recoge también contactos de clientes y de potenciales clientes de las empresas con el objetivo de prestar asistencia a los productos y servicios comercializados por parte de las empresas, a par con el objetivo de presentar propuestas comerciales, recogida legítima por lo dispuesto en la línea f) n.º 1 del artículo 6 del RGPD.

En ninguna circunstancia Moloni se servirá de los datos personales recogidos en las cuentas de las empresas a sus clientes para ceder a terceros, de forma gratuita o de forma onerosa.

28.1.2 - Datos Sensibles

Siempre que una empresa cliente de Moloni use los campos disponibles en el software para registro de datos especiales tal como se definen en los artículos 8, 9 y 10 del RGPD, deberá asegurar el consentimiento del titular de los datos o de su representante legal e identificar, junto a Moloni, los datos recogidos para que sobre estos se apliquen medidas de monitoreo específicas, a través de un formulario específico disponible para ese efecto.

29 - Instrucciones de Tratamiento

Aunque las herramientas para tratamiento de datos están previamente definidas en las características de funcionamiento Moloni, concretamente en el tipo de documentos a ser emitidos y en el tipo de consultas que las listas de estos documentos permiten, así como en el campo de datos personales, la aplicación de las herramientas para tratamiento de datos pertenecientes a una determinada empresa cliente de Moloni es hecha con los datos proporcionados por el programa.

Excepcionalmente, Moloni puede sustituir sus empresas clientes en el tratamiento de datos siempre que ese tratamiento sea incluido en operaciones de asistencia técnica al software solicitadas por las mismas. Las operaciones de asistencia previamente autorizadas serán siempre realizadas por técnicos con credenciales y conocedores del Código de Ética y Responsabilidad de los Colaboradores de la empresa.

29.1 - Medidas técnicas y organizativas ofrecidas por Moloni en el ambito del RGPD

Para encuadrar el cumplimiento de la protección de datos, Moloni ya adoptó las siguientes medidas técnicas y organizativas, en conformidad con el artículo 32 del RGPD:

• Anonimización (eliminación de los datos personales) presente en todas las cuentas Moloni para todos los accesos que no requieran el conocimiento de los mismos para el cumplimiento del objetivo del acceso, como es el caso de las operaciones de asistencia técnica;
• Copias de seguridad diarias, redundantes y geográficamente distantes para garantir la continuidad de la empresa en caso de falla de los servicios. Todas las copias de seguridad se mantienen en instalaciones controladas por la empresa y encriptadas para prevenir el acceso no autorizado en caso de pérdidas;
• Implantación de un certificado de seguridad en la página web que garantiza la fiabilidad de las informaciones presentes en https://www.moloni.es;
• Sistema de autenticación de acceso encriptado a 128 bits;
• Utilización de código-fuente propio, actualizado de acuerdo con los más exigentes parámetros de seguridad informática.

Durante el transcurso de su actividad, caso Moloni necesite subcontratar servicios a personas u otras empresas que contribuyan para el mejor funcionamiento y/o ejecución del programa de facturación, Moloni garantiza, mediante encuestas, la obtención de declaraciones y/o las auditorías que el proveedor de este servicio adopta, a su vez, las medidas técnicas y organizativas necesarias para la protección de datos personales, en el ámbito de aplicación del artículo 28 del RGPD.

Siguiendo las mejores prácticas de "Privacy by Redesign", Moloni pasó a incluir a partir del día 25 de mayo de 2018 las siguientes herramientas, facilitando el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales, como forma de ayuda al responsable del tratamiento, en el ámbito de aplicación del capítulo III del RGPD:

• Visualización del "Aviso de Privacidad" en el sitio web con posibilidad de compilación en formato de correo electrónico para que pueda ser enviado al titular de los datos personales;
• Formulario que compila todos los datos personales en formato de envío al titular cuando se ejerce el derecho de acceso a los datos personales;
• Formulario de rectificación de datos personales que permitan su actualización, salvo que esta actualización evite otra legislación en vigor;
• Formulario para el ejercicio del Derecho de Oposición de datos personales, con especial énfasis en el envío de comunicaciones no esenciales para los procedimientos de facturación y cumplimiento de las normas;
• Formulario de identificación de datos personales de carácter sensible o especial de acuerdo con lo descrito en los artículos 8, 9 y 10 del RGPD;
• Formulario de comunicación de violación de datos personales;
• Inventario con los campos de datos personales recogidos mediante la indicación de los campos que están realmente rellenados;

30 - Responsable del Tratamiento de Protección de Datos y consideraciones finales

Moloni se compromete a mantener un registro detallado sobre los "logs" de todas las operaciones para permitir controlar los accesos y las acciones hechas sobre los datos personales.

Caso el responsable por los datos, es decir, la empresa cliente de Moloni, compruebe o sea conocedor de uso indebido, adulteración, extravío o cualquier otra forma de violación de datos personales deberá contactar inmediatamente con el Responsable del Tratamiento de Protección de Datos a través del siguiente e-mail:

• Teléfono: 910 780 054
• E-mail: dpo@moloni.es

Para más información sobre el RGPD, ver este link.

Soporte técnico

31 - El soporte técnico será de preferencia prestado por escrito, a través de correo electrónico. El soporte será siempre prestado de forma gratuita, reservándose Moloni el derecho de clasificar las cuestiones de soporte técnico, según la prioridad de resolución, o lo que pertenece o no a esta categoría. Los contactos para el soporte técnico son el correo electrónico soporte@moloni.es y también el teléfono 910 780 054. La asistencia técnica será realizada por el orden de llegada de las solicitudes a cada uno de los canales de asistencia y condicionada por el número de técnicos disponibles por lo que tendrá un acondicionamiento mayor fuera de los horarios de atención al cliente (09.30H - 18.30H) días laborables.

32 - Todas las interrupciones del servicio que sean provocadas por cuestiones técnicas previstas para el correcto funcionamiento del servicio, o para mejorías del servicio, serán comunicadas al cliente siempre que sea posible. Los contenidos disponibles en los espacios después de un mantenimiento serán siempre igual a los que existían antes de la interrupción del servicio, excepto en fallo de seguridad o de hardware, que siempre se minimizará al intervalo de tiempo mínimo definido en el punto 24 los Términos y Condiciones.

33 - El cliente se compromete a tener conocimientos suficientes para hacer solicitudes de asistencia técnica, recibir e interpretar las correspondientes respuestas a través de los medios indicados para la prestación de la asistencia técnica del servicio, sin poder, en ningún momento solicitar la intervención presencial de un técnico para la asistencia que solicite.

34 - Moloni se compromete a que ningún pedido de asistencia quede sin respuesta por un plazo superior a 24h. La condición para que la asistencia técnica sea realizada es que el cliente no sea deudor, ni esté atrasado con cualquier pago.

35 - Moloni se obliga a sustituir todos los componentes de hardware que impidan el buen funcionamiento del servicio lo más rápidamente posible. Este procedimiento no tendrá ningún coste adicional para los clientes que usan el servicio.

RESTRICCIONES A LA PRESTACIÓN DE SERVICIO

36 - Los servicios contratados por este medio pueden ser cancelados, suspendidos o eliminados si se compruebe una o más de las siguientes situaciones:

a) Intentar acceder a los datos ajenos;

b) Investigar la vulnerabilidad del programa y de los servidores donde se aloja Moloni que no sea anunciada ni autorizada;

c) Interferir de forma intencional el buen funcionamiento del software y hardware de Moloni

37 - El cliente es responsable por la utilización correcta de los datos de terceros. Siempre que Moloni reciba información sobre el uso abusivo de datos de terceros por parte de un cliente, adquiere automáticamente el derecho de interrumpir la cuenta durante la investigación. Si el uso abusivo se produce, Moloni adquiere el derecho de cancelar la cuenta del cliente, sin derecho a cualquier devolución de los valores pagados y sin que este obtenga una indemnización por la pérdida de datos e información.

38 - También está prohibida la colocación de cualquier script que necesite asumir el root de los servidores, o que puedan interferir con el funcionamiento de los mismos. De la misma forma está prohibida la promoción de cracking, hacking o phishing.

39 - Para la aclaración de cualquier duda sobre los términos y condiciones puede contactarnos por correo electrónico, soporte@moloni.es

Versión 1.7, ultima actualizacion: 23/09/2022