Términos de utilización

Consideraciones previas

2 - Al utilizar el servicio Moloni a través de su página web, el Cliente declara que es imputable y mayor de edad. En el caso de que el Cliente sea una empresa o institución, el usuario declara que la representa legalmente en la celebración del presente contrato. En ambos casos, la utilización del servicio Moloni en la plataforma online supone la aceptación tácita de estos Términos de Utilización. Los datos de suscripción deben ser completos y verídicos, y es responsabilidad del usuario actualizarlos siempre que se produzca algún cambio. El suministro de información que resulte ser falsa podrá dar lugar al cierre inmediato de la cuenta suscrita sin indemnización por pérdida de datos ni devolución de las sumas pagadas, y sin previo aviso al usuario.

3 - El Cliente se compromete a no utilizar las funcionalidades del software Moloni a través de su plataforma online para llevar a cabo ninguna actividad ilícita, bajo pena de que, en caso de ser detectada por Moloni, esta elimine completamente la cuenta de utilización del software Moloni sin previo aviso al Cliente, sin que el Cliente tenga derecho a ningún tipo de indemnización, así como a comunicar a las autoridades supervisoras todos los elementos necesarios para la averiguación de cualquier posible hecho delictivo. El Cliente se compromete a conocer las condiciones legales que rigen el funcionamiento de todas las actividades para las que utiliza Moloni como herramienta de facturación, así como las respectivas condiciones que rigen la organización del proceso contable/fiscal. Toda la información obtenida del soporte de Moloni debe considerarse como sugerencias técnicas y comprobarse con los servicios contables del usuario o, en su defecto, directamente con los servicios de la Autoridad Fiscal.

Objeto

4 - Estos Términos de Utilización establecen las condiciones generales para el suministro del software Moloni y su acceso en régimen SaaS (Software as a Service) y en la nube (sistema de computación paralela), que en adelante se denominará el Servicio, mediante el pago correspondiente a las condiciones contratadas en los planes disponibles en el momento de la suscripción. El procesamiento del mencionado pago simboliza el momento de celebración del contrato entre las partes. El modelo de funcionamiento en la nube implica que el usuario debe disponer de conexión a Internet siempre que desee utilizar el programa y durante los periodos de utilización del mismo.

5 - El Servicio incluye la utilización de software de facturación y gestión comercial, siempre con la versión más actualizada y legalmente exigible. El Cliente otorga a Moloni Software S.L. poderes suficientes para firmar digitalmente toda la documentación comercial vinculante emitida, siendo responsabilidad del Cliente verificar que la factura electrónica ha sido aceptada por el cliente final.

6 - Moloni Software S.L. podrá, en cualquier momento, modificar las condiciones del objeto de estos Términos de Utilización, y el uso posterior del servicio por parte del Cliente representa la aceptación de los cambios realizados entretanto.

Características del Servicio

7 - El Cliente elegirá, en el momento de la suscripción y a través de conjuntos pre formateados, denominados planes, las características del servicio a prestar así como el plazo de vigencia del servicio contratado. Los downgrades están sujetos a verificación por parte de un operador, ya que existen funcionalidades en los planes superiores de Moloni con dependencias técnicas que pueden requerir ajustes en los planes inferiores y para los que se puede requerir confirmación por parte del cliente, que se compromete a proporcionar bajo pena de que el downgrade no se lleve a cabo.

8 - El primer mes de utilización del servicio se considerará periodo de prueba y, por tanto, será gratuito. El periodo de utilización gratuita finalizará antes de que transcurran los treinta días del periodo de prueba mediante comunicación del Cliente. El periodo de prueba servirá también para que el usuario se asegure de que Moloni se adecua a su caso concreto, sin que en ningún caso Moloni Software S.L. pueda ser requerida para realizar ajustes específicos en el software. Este primer mes de utilización incluye también el período de prueba de 14 días previsto en la legislación aplicable para la celebración de contratos a distancia.

9 - Siempre que el periodo de inactividad de la cuenta sea igual o superior a 3 meses (90 días), la reactivación de la cuenta tendrá un coste de 24,00 € (Valor sin IVA). Hasta que no hayan transcurrido 90 días de inactividad, la renovación de la cuenta incluye la totalidad del importe atrasado. Siempre que una cuenta haya estado inactiva durante más de 90 días y, acumulativamente, se pretenda renovar por lo menos durante 1 año, no se aplicará la tasa mencionada anteriormente.

El cliente puede renunciar al servicio cuando quiera y pretenda hacerlo, simplemente al no realizar el pago de la suscripción del servicio, no existiendo ninguna obligación de permanencia.

10 - Moloni Software S.L. podrá modificar los precios sin previo aviso directo a cada Cliente, y estos cambios de precios no tendrán efecto retroactivo, sino que se aplicarán a la suscripción y renovación de los servicios. Estos cambios se darán a conocer en la página web de Moloni en www.moloni.es.

11 - Para la resolución del contrato basta dejar de utilizar la cuenta Moloni.

12 - El Servicio podrá ser interrumpido siempre que sea necesario realizar actualizaciones o correcciones en el servicio suministrado. Estas correcciones y actualizaciones y las interrupciones del servicio que las originan forman parte integrante del modelo de software en la nube y son plenamente asumidas por el Cliente. No se indemnizará al Cliente como consecuencia de estos fallos en el servicio y el Cliente se compromete a no responsabilizar contractual ni penalmente a Moloni Software S.L. de los daños y perjuicios que se deriven de los mismos.

13 - Los datos cargados online son responsabilidad exclusiva del Cliente, quien asume el riesgo de cualquier pérdida derivada de problemas de comunicación entre la instalación o dispositivo del Cliente y los servidores Moloni. Para los datos convenientemente cargados en el servidor Moloni, Moloni Software S.L. proporciona backups redundantes y geográficamente distantes realizados varias veces al día.

14 - En vista de los posibles fallos anunciados en el punto 13, el Cliente asume el riesgo de fallos en el servicio que no puedan ser directa y demostrablemente atribuibles a Moloni Software S.L. Además de este riesgo, el Cliente también asume el riesgo de utilización indebida o pérdida de las credenciales de acceso al servicio, lo que puede dar lugar a la pérdida de datos y a la cancelación de la cuenta.

15 - Moloni Software S.L. se reserva la propiedad intelectual del software Moloni de los elementos que no sean cargados por el Cliente en la aplicación, refiriéndose específicamente no solo como también a elementos de diseño y otros elementos visuales, textos, código utilizado en la programación, etc. El Cliente solo podrá hacer uso de dichos elementos y otros con la autorización escrita de Moloni Software S.L.

16 - El cliente no podrá en ningún caso solicitar adaptaciones puntuales para la utilización del programa, ya que el modelo de comercialización de Moloni prevé la puesta a disposición como servicio a un amplio conjunto de clientes de los más variados sectores de actividad. Moloni está disponible bajo la condición "as is", es decir con las características/condiciones disponibles en el momento de la suscripción.

17 - En caso de baja definitiva del servicio, Moloni Software S.L. enviará esta información al Cliente, con 30 días de antelación, mediante notificación a la dirección de e-mail facilitada en el momento de la suscripción. Todos los datos contenidos en la cuenta del Cliente en el momento de la baja definitiva del servicio también serán enviados a la dirección de e-mail proporcionada en el momento de la suscripción, en formato lista XLS.

18 - El Cliente asume todas las responsabilidades en relación con la Autoridad Fiscal por su actividad productiva/comercial y por la forma en que utiliza Moloni como software de facturación, incluyendo pero no limitado a: pago de tasas e impuestos derivados de los importes facturados, facturación fraudulenta, etc. Moloni Software S.L. en ningún caso podrá ser requerida para el pago de tasas por actividades realizadas por el Cliente, relacionadas o no con el uso de Moloni.

19 - Salvo los contratos de reventa y de afiliación específicamente celebrados, se prohíbe expresamente la transferencia onerosa o gratuita del servicio suscrito a terceros.

Dados

20 - A efectos de estructuración de los servicios, se requiere un único NIF (Número de Identificación Fiscal) para utilizar la cuenta de Moloni. En consecuencia, el cambio de este elemento de identificación solo se permite en la fase inicial de uso, mientras la cuenta Moloni no tenga documentos emitidos o mientras no haya recibido ningún pago. Una vez que se han producido las acciones indicadas en el punto anterior, toda la información fiscal producida se asocia al NIF en uso en la cuenta Moloni, y no es posible cambiarlo. La necesidad de utilizar un nuevo NIF determina la creación de una nueva cuenta Moloni.

Seguridad

21 - Moloni Software S.L. garantiza la seguridad y privacidad de todos los datos introducidos correctamente en Moloni. Los datos introducidos se guardarán en una base de datos en un entorno inviolable, sujeto a los más estrictos controles y restricciones de acceso. Solo los responsables técnicos de nuestra empresa tienen acceso a los servidores en los que se aloja el software Moloni. La conexión a Moloni se realiza a través de un certificado de seguridad con encriptación de 256 bits, por lo que sus datos estarán siempre protegidos frente a terceros.

22 - Si el usuario no tiene acceso a una dirección de e-mail que le permita recuperar la contraseña, se podrá realizar una verificación postal a la dirección física que aparece en el registro mercantil o en el certificado de inicio de actividad. Esta verificación postal tendrá un coste unitario de 20 € más impuestos, en su caso.

23 - Los datos solicitados en el momento de la suscripción solo serán utilizados en la relación comercial de Moloni Software S.L. con el Cliente y en ningún caso serán facilitados a terceros. Asimismo, se garantiza el acceso a estos datos para su actualización y cancelación, previa solicitud por escrito. Es en el marco de esta relación que Moloni Software S.L. podrá enviar a todos los Clientes suscritos a Moloni información comercial sobre más productos de la empresa.

24 - En función del plan suscrito, la cuenta de datos del Cliente puede admitir más de un usuario. El Cliente suscriptor es responsable de permitir el acceso a la cuenta a usuarios terceros credenciados por él, pertenezcan o no a la entidad suscriptora.

25 - Todos los servidores de Moloni están permanentemente vigilados para protegerlos de posibles catástrofes y otros sucesos disruptivos. Siempre que se produzca un evento disruptivo que plantee problemas de continuidad, se restaurarán los datos de backup recogidos previamente. El intervalo entre los datos recogidos y los datos puestos online nunca supera las 24 horas. El Cliente acepta este intervalo entre backups como parte integrante del servicio y declina responsabilizar civil o penalmente a Moloni Software S.L. por cualquier pérdida de datos dentro del plazo definido anteriormente.

26 - Cuando se determine la resolución del contrato por causas orgánicas, se garantiza al usuario un período máximo de 90 días para que pueda recuperar la información colocada en la plataforma, finalizando ese mismo período los datos serán eliminados definitivamente.

Acuerdo de protección de datos en la prestación del servicio (RGPD)

27 - Encuadramiento y consideraciones previas

Moloni está comprometida en la protección de los datos personales de sus empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas y en garantizar su conformidad con toda la legislación, con énfasis especial en el Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo). Como objeto principal de su actuación, Moloni presta servicios de procesamiento de datos de facturación a empresas y sujetos pasivos a sus clientes, actividad que obliga a la recogida de datos personales de identificación fiscal de los clientes finales de las empresas con las que Moloni se relaciona de forma directa

El Reglamento referido anteriormente define las obligaciones que se deben aplicar a las entidades que procesan los datos para definir las áreas de actuación, tipificar y clasificar los datos recogidos y las finalidades de tratamiento pretendidas para esos datos, obligando incluso a que los acuerdos de prestación de servicios entre el responsable de tratamiento y el procesador de datos se reduzca por escrito y se constituya como un soporte que le sirva de base (considerando el 81 y n.º 3 del art.º 28.º del Reglamento).

28 - Información que se especificará

28.1 - Objeto de la prestación de servicio, clasificación de los datos y duración del procesamiento.

Moloni procesa datos personales introducidos en operaciones de facturación, que permiten la identificación del sujeto pasivo en operaciones fiscales ante las autoridades fiscales y aduaneras o extranjeras, dependiendo de la nacionalidad de los sujetos pasivos o de sus clientes. Los requisitos de identificación fiscal están sujetos a investigaciones e inspecciones debidamente sancionadas y autorizadas por las autoridades competentes.

Los plazos para el mantenimiento de los datos personales recopilados con fines de identificación fiscal están debidamente previstos en la legislación relacionada, en particular los artículos de incorporación del Código del Impuesto sobre la Renta Corporativa y el Código del Impuesto al Valor Agregado. El tratamiento realizado con los datos fiscales está legitimado por estas leyes, en términos del párrafo c) del nº. 1 del artículo 6 de la RGPD.

Además de los datos de fiscales, Moloni recoge también contactos de clientes y de potenciales clientes de las empresas con el objetivo de prestar asistencia a los productos y servicios comercializados por parte de las empresas, a par con el objetivo de presentar propuestas comerciales, recogida legítima por lo dispuesto en la línea f) n.º 1 del artículo 6 del RGPD.

En ninguna circunstancia Moloni se servirá de los datos personales recogidos en las cuentas de las empresas a sus clientes para ceder a terceros, de forma gratuita o de forma onerosa.

28.2 - Datos Sensibles

Siempre que una empresa cliente de Moloni use los campos disponibles en el software para registro de datos especiales tal como se definen en los artículos 8, 9 y 10 del RGPD, deberá asegurar el consentimiento del titular de los datos o de su representante legal e identificar, junto a Moloni, los datos recogidos para que sobre estos se apliquen medidas de monitoreo específicas, a través de un formulario específico disponible para ese efecto.

29 - Instrucciones de Tratamiento

Aunque las opciones de tratamiento de los datos están definidas de antemano por las características de funcionamiento de Moloni -como el tipo de documentos que deben emitirse, los tipos de consultas que permiten las listas de estos documentos y los campos de datos personales que deben rellenarse-, es la propia empresa cliente de Moloni la que aplica estas opciones de tratamiento a sus datos, utilizando las funcionalidades que ofrece el programa.

Excepcionalmente, Moloni puede sustituir sus empresas clientes en el tratamiento de datos siempre que ese tratamiento sea incluido en operaciones de asistencia técnica al software solicitadas por las mismas. Las operaciones de asistencia previamente caracterizadas serán siempre realizadas por técnicos credenciados por Moloni y debidamente conocedores del Código de Ética y Responsabilidad de los Colaboradores de la empresa.

29.1 - Medidas técnicas y organizativas ofrecidas por Moloni en el ámbito del RGPD

Para encuadrar el cumplimiento de la protección de datos, Moloni ya adoptó las siguientes medidas técnicas y organizativas, en conformidad con el artículo 32 del RGPD:

• Backups diarios, redundantes y geográficamente distantes para garantizar la continuidad de la actividad en caso de fallo disruptivo del servicio. Todas los backups se guardan en instalaciones de acceso controlado para evitar accesos no autorizados;
• Implementación de un certificado de seguridad en la página web que garantiza la fiabilidad de la información mostrada https://www.moloni.es;
• Sistema de autenticación de acceso con encriptación;
• Utilización de código-fuente propio, actualizado de acuerdo con los más exigentes parámetros de seguridad informática.

Durante el transcurso de su actividad, caso Moloni necesite subcontratar servicios a personas u otras empresas que contribuyan para el mejor funcionamiento y/o ejecución del programa de facturación, Moloni garantiza, mediante encuestas, la obtención de declaraciones y/o las auditorías que el proveedor de este servicio adopta, a su vez, las medidas técnicas y organizativas necesarias para la protección de datos personales, en el ámbito de aplicación del artículo 28 del RGPD.

Siguiendo las mejores prácticas de "Privacy by Redesign", Moloni pasó a incluir a partir del día 25 de mayo de 2018 las siguientes herramientas, facilitando el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales, como forma de ayuda al responsable del tratamiento, en el ámbito de aplicación del capítulo III del RGPD:

• Visualización del "Aviso de Privacidad" en la página web institucional de la plataforma, con posibilidad de compilación en formato de e-mail para que pueda ser enviado al titular de los datos personales;
• Formulario que compila toda la información de los datos personales en formato de envío al titular de los datos personales, cuando se ejerce el derecho de acceso a los datos personales;
• Formulario de rectificación de datos personales que permitan su actualización, salvo que esta actualización evite otra legislación en vigor;
• Formulario para el ejercicio del Derecho de Oposición de datos personales, con especial énfasis en el envío de comunicaciones no esenciales para los procedimientos de facturación y cumplimiento de las normas;
• Formulario de identificación de datos personales de carácter sensible o especial de acuerdo con lo descrito en los artículos 8, 9 y 10 del RGPD;
• Formulario de comunicación de violación/adulteración de datos personales;
• Inventario con los campos de datos personales recogidos mediante la indicación de los campos que están realmente rellenados;

30 - Responsable del Tratamiento de Protección de Datos y consideraciones finales

Moloni se compromete a mantener un registro detallado sobre los "logs" de todas las operaciones de tratamiento de datos para permitir controlar los accesos y las acciones efectuadas sobre los datos personales.

Caso el responsable por los datos, es decir, la empresa cliente de Moloni, compruebe o sea conocedor de uso indebido, adulteración, extravío o cualquier otra forma de violación de datos personales deberá contactar inmediatamente con el Responsable del Tratamiento de Protección de Datos de Moloni, a través del siguiente e-mail:

E-mail: dpo@moloni.es
Para más información sobre el RGPD, ver este enlace.

Soporte técnico

32 - Todas las interrupciones del servicio que sean provocadas por cuestiones técnicas previstas para el correcto funcionamiento del servicio, o para mejoría del servicio, serán comunicadas al cliente siempre que sea posible. Los contenidos disponibles en los espacios después de un mantenimiento serán siempre igual a los que existían antes de la interrupción del servicio, excepto en fallo de seguridad o de hardware, que siempre se minimizará al intervalo de tiempo mínimo definido en la sección de Datos de estos Términos de Utilización.

33 - El cliente se compromete a tener conocimientos suficientes para hacer solicitudes de asistencia técnica, recibir e interpretar las correspondientes respuestas a través de los medios indicados para la prestación de la asistencia técnica del servicio, sin poder, en ningún momento solicitar la intervención presencial de un técnico para la asistencia que solicite.

34 - Moloni Software S.L. se compromete a que ningún pedido de asistencia quede sin respuesta inicial por un plazo superior a 24h. La condición para que la asistencia técnica sea realizada es que el cliente no sea deudor, ni esté atrasado con cualquier pago.

35 - Moloni Software S.L. se obliga a sustituir todos los componentes de hardware que impidan el buen funcionamiento del servicio lo más rápidamente posible. Este procedimiento no tendrá ningún coste adicional para los clientes que usan el servicio.

Restricciones a la prestación de servicio

1. Intentar acceder a los datos ajenos;
2. Búsquedas no anunciadas ni autorizadas de posibles vulnerabilidades en el software Moloni y el hardware que lo aloja;
3. Interferir de forma intencional al buen funcionamiento del hardware y software del servicio Moloni.
4. Cuando se verifican las prácticas de phishing y spamming mediante el uso de herramientas de la plataforma.

La responsabilidad total de Moloni Software S.L. durante el periodo de suscripción no excederá, en ningún caso, de un importe equivalente a los 12 meses de tasas de servicio inmediatamente anteriores al hecho que dé lugar a la responsabilidad.

37 - El cliente es responsable por la utilización correcta de los datos de terceros. Siempre que Moloni Software S.L. reciba información sobre el uso abusivo de datos de terceros por parte de un cliente, adquiere automáticamente el derecho de interrumpir la cuenta durante la investigación. Si el uso abusivo se confirma, Moloni Software S.L. adquiere el derecho de cancelar la cuenta del cliente, sin derecho a cualquier devolución de los valores pagados y sin que este obtenga una indemnización por la pérdida de datos e información.

38 - También está prohibida la colocación de cualquier script que necesite asumir el root de los servidores, o que puedan interferir con el funcionamiento de los mismos. De la misma forma está prohibida la promoción de cracking, hacking o phishing.

Versión 1.8, última actualización: 10/12/2024